Fin dalla sua uscita sul mercato nel lontano 1988, Microsoft Office è stato distribuito come un “prodotto“. Il software veniva acquistato per ottenere una licenza di utilizzo senza scadenza per quella versione; occorreva acquistare annualmente gli aggiornamenti. Il costo era elevato e ha portato allo spezzettamento delle versioni installate, causando problemi di compatibilità.

Negli ultimi anni, grazie alle connessioni veloci e al cloud, si è trasformato il “prodotto” in “servizio“, con l’avvento sul mercato di Microsoft Office 365, nuova versione cloud della suite office, che sostituisce il costo di licenza con un abbonamento, garantendo al cliente un servizio più economico, completo e sempre aggiornato all’ultima versione disponibile.

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Facciamo chiarezza

Office 365 è il servizio in abbonamento per l’utilizzo della suite Microsoft Office da non confondere con Microsoft Office Online, che è la modalità gratuita per usare i programmi Office mediante un browser web.

Disponibile in abbonamento mensile o annuale, nonostante sia nata per essere utilizzata online, questa suite è utilizzabile anche offline, essendo i file di installazione salvati in locale. I vantaggi sono: un numero maggiore di applicazioni incluse, minor costo e la possibilità di sfruttare 1 TByte di spazio OneDrive compreso nell’abbonamento.

Office 365 è digitale e non prevede l’acquisto di una versione materiale, non più dischi di installazione ma un abbonamento legato al proprio account Microsoft.

Al contrario di altre applicazioni cloud o web che necessitano di un server con cui dialogare, Office 365 installa in locale tutti i file e quindi è possibile lavorare in assenza di connessione dati.

In questo caso le funzionalità cloud saranno disattivate ma appena la connessione sarà ripristinata, la sincronizzazione automatica salverà in cloud. Questo permette di continuare a lavorare in assenza di connessione, per esempio in aereo e in caso di guasti alla linea Internet.

La suite Office 365 lavora con le versioni più recenti delle app di Microsoft Office Premium, come il client mail Outlook, il programma di videoscrittura Word, il foglio di calcolo Excel, OneNote come blocco note digitale e Powerpoint per la creazione di presentazioni. inoltre si aggiungono anche le App Access e Publisher, oltre al servizio di cloud storage OneDrive sempre incluso, che permette di archiviare in cloud fino a 1TByte di dati.

Completano il pacchetto a seconda delle versioni, Skype, Exchange, Sharepoint e Teams. Nell’abbonamento sono compresi gli aggiornamenti di sicurezza e le nuove versioni di tutte le app, senza obbligare l’utente all’acquisto di una nuova licenza per ogni nuova versione.

Per quanto riguarda le versioni non professionali, i prezzi spaziano dai 7€ al mese / 69€ all’anno, ai 10€ al mese / 99€ all’anno per la versione che permette l’utilizzo fino a un massimo di 6 utenti.

Il prodotto Business invece include una versione base da 4,20€ al mese che offre, oltre all’account e-mail Exchange, anche il servizio Teams per le riunioni virtuali ormai indispensabili a seguito del distanziamento sociale, uno spazio cloud OneDrive e le versioni web e mobili di tutte le applicazioni del pacchetto;

nella versione “Office 365 Apps” da 8,80€ più IVA al mese, si trovano solo le applicazioni Office ma non i servizi accessori (E-mail e Teams), ad esclusione di OneDrive; la versione più completa è la più gettonata “Office 365 Business Standard” da 10,50€ al mese più IVA, che comprende tutto il pacchetto business e le applicazioni per lo Smart Working (Teams, E-mail Exchange, OneDrive, SharePoint).

Per chi è adatto

Con Office 365 Microsoft offre un prodotto performante con numerosi vantaggi: più funzionalità e aggiornamento costante, con particolare attenzione alla crescente percentuale di utenti in mobilità e smart working che nell’ultimo biennio, per svariati motivi, costituiscono la fetta preponderante dei fruitori degli applicativi.

Questo nuovo modello di business può essere spiazzante per i vecchi utenti abituati alle licenze senza scadenza e all’acquisto di un prodotto, anziché di un servizio immateriale, ma il futuro sembra aver definitivamente virato verso il cloud e gli abbonamenti, portando vantaggi sia per le aziende che per i clienti.

IPSNet, forte della propria esperienza pluriennale nella fornitura di servizi IT assistiti, è in grado di accompagnare l’utenza in questo processo di migrazione e di nuova modalità di utilizzo del pacchetto Office, dalla creazione e gestione del tenant Microsoft (l’istanza aziendale da creare per poter acquistare il software Microsoft in modalità SAAS, Software As A Service) con tutte le implicazioni del caso (elenco utenti aziendali, tipo di servizi associati, scadenze, dimensione delle cassette postali e spazi di archiviazione documentale on line, alias, regole di inoltro dei messaggi ecc.). I tecnici IPSNet con un costante lavoro di ricerca e sviluppo, selezionano i migliori software per fornire servizi accessori aggiuntivi, ormai fondamentali per un corretto utilizzo della Suite Office 365 in termini di ottimizzazione del lavoro in team (Chat, Archiviazione e Ricerca di E-mail, Condivisione documentale), sicurezza e salvaguardia dei dati (Antivirus, Antispam, Backup).

Giorgio Bagnasco

Giorgio Bagnasco

Managed Services Specialist

Dottore in Matematica Informatica, originariamente sviluppatore di applicazioni Web, amministratore di database e project manager in una vasta gamma di applicazioni aziendali. Oggi specializzato in IT Management e System Integration, problem solving, progettazione e gestione di reti informatiche, ottimizzazione di sistemi informativi aziendali

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